Ob der Firmenwagen überhaupt über Dienstfahrten hinaus auch in der Freizeit gefahren werden darf, hängt von einer entsprechenden Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ab: Der sogenannte Überlassungsvertrag regelt, was erlaubt ist und was nicht. Das gilt speziell auch für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrt in den Urlaub! Denn eine Erlaubnis zur Privatnutzung eines Dienstwagens beinhaltet nach geltendem Recht noch lange nicht, dass darin auch Ferienreisen oder überhaupt Fahrten ins Ausland eingeschlossen sind. Nur wenn der Überlassungsvertrag dazu keine expliziten Ausschlüsse vorsieht, kann der Arbeitnehmer den Urlaubstrip mit dem Dienstfahrzeug ohne Bedenken planen. Besser noch, man hält eine solche Genehmigung schriftlich fest.
Eine durchgängige Linie zum Nutzungsrecht für Dienstwagen gibt es nicht, stattdessen zeigen sich in der Praxis Unterschiede je nach Arbeitgeber. Die einen wollen den Wert des dem Mitarbeiter überlassenen Fahrzeugs nicht durch zusätzliche Kilometer in Freizeit und Urlaub schmälern. Dementsprechend schränken sie die Nutzung des Dienstwagens ein. Andere versprechen sich von mehr Entgegenkommen an dieser Stelle eine größere Motivation des Angestellten. Darüber gibt dann der Überlassungsvertrag Auskunft.
Der legt in der Regel ebenfalls fest, wer in dem Firmenwagen alles ans Steuer darf. Im Normalfall ist es auch Ehepartnern und Lebensgefährten erlaubt, das dienstliche Fahrzeug privat zu nutzen. Dritte als Fahrer sind hingegen meist untersagt. Das kann im Urlaub jedoch leicht ein Thema werden, wenn auch Freund oder Freundin von Tochter oder Sohn Etappen übernehmen sollen. Im Zweifel empfiehlt es sich, auch diesen Punkt vorher mit dem Arbeitgeber zu klären. Diesbezüglich gilt es zudem, die Vorgaben der jeweiligen Versicherung zu Fahranfängern, Altersbeschränkungen usw. zu beachten.
Im Urlaub kann ein Unfall mit dem Dienstwagen passieren. Wenn der Dienstherr die Privatnutzung des Firmenwagens erlaubt hat, dann obliegt ihm bzw. seiner Versicherung auch die Regulierung von Kosten, die durch einen Unfall im Ausland entstehen. Hat der Fahrer des Dienstwagens jedoch die Schuld an dem Unfall oder wird ihm dabei grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen, dann bleibt er auf den so entstandenen Kosten sitzen.
Gleich, wo der Nutzer eines Dienstwagens damit unterwegs ist, hat er dafür Sorge zu tragen, dass das Fahrzeug verkehrs- und betriebssicher ist und bleibt. Dazu gehört, sich um die Kontrolle von Betriebsmitteln wie Motoröl, Kühlflüssigkeit, Scheibenwaschwasser etc. zu kümmern, aber auch darauf zu achten, dass Werkstatt- und Hauptuntersuchungs-Termine eingehalten werden. Schäden am Fahrzeug sollten dem Eigentümer des Fahrzeugs zügig mitgeteilt werden. Je nach Vereinbarung muss der Nutzer sogar selbst dafür sorgen, dass Beulen oder Lackkratzer entfernt werden.
Wer allerdings darauf hofft, dass der Arbeitgeber auch noch während der Urlaubsfahrt anfallende Fahrtkosten wie die für Kraftstoff, Maut und Vignetten übernimmt, dürfte in den meisten Fällen enttäuscht werden. Denn das bleibt in der Regel dem Dienstwagennutzer überlassen. Sollte der Dienstherr auch diesen Aufwand übernehmen, würde das Finanzamt dies als zusätzlichen steuerpflichtigen Arbeitslohn ansehen, mit der Folge, dass der Arbeitnehmer dafür wiederum den geldwerten Vorteil zu versteuern hätte.